Tips para resolver el dilema entre eventos presenciales, virtuales o híbridos: Serna Group

 

• Datos globales refieren que el 70% de los eventos mantendrán un esquema digital, aun cuando la normalidad está regresando al esquema presencial
• El alcance, la experiencia y la diferenciación son algunas consideraciones que las marcas deben tener cuando piensan en sus próximos eventos

 

 

CDMX, 24 de marzo de 2022.- En términos de comunicación la “normalidad” evolucionó. Las expectativas de las audiencias tras los eventos virtuales que vivieron son diferentes. Hoy el reto es ofrecer contenidos funcionales y novedosos que contengan elementos disruptivos y con mucha calidad, afirma Lohendi Galindo, directora del área de producciones en Serna Group.

 

De acuerdo con datos globales sobre las tendencias de eventos, el 70% mantendrán un esquema digital o híbrido, aun cuando la normalidad esté regresando al esquema presencial. Sin embargo, hay que evaluar diferentes elementos que permitirán a las marcas ganar notoriedad y espacios mediáticos para transmitir sus mensajes estratégicos y comerciales.

 

“Luego de más de dos años de distanciamiento social, es claro que los eventos presenciales tradicionales quedaron rebasados y la tecnología aplicada para reunirnos en pandemia, por si sola se queda corta. Es así que los eventos híbridos y las experiencias inmersivas marcan la tendencia en lo que a comunicaciones se refiere”, enfatiza Galindo.

 

En este sentido, los últimos meses nos han llevado a establecer ¿cómo podemos definir cuando un evento debe ser presencial, virtual o híbrido? Ante estas preguntas hacemos algunas recomendaciones para resolver este dilema:

 

Alcance: Las experiencias virtuales ampliaron el nicho de conversación para decenas de marcas en el mundo. Si bien, antes se hacían eventos locales, a través de la virtualidad se pudo concentrar todo en un solo evento a nuestro público objetivo, ubicado en diversas zonas, manteniendo la cercanía con cada uno de ellos. Hoy, ese alcance puede mantenerse si nuestro objetivo es crecer la comunidad a la que llegamos.

 

 

Experiencia: Las conexiones tradicionales quedaron lejanas. Un encuentro en Zoom, Teams, Meet o cualquier otra plataforma, se queda corto ante las opciones gráficas que nos ofrece una producción virtual. Las conferencias de prensa o desayunos por si solos están sobrepasados. La gente desea salir a lugares nuevos, a zonas “seguras”, con protocolos COVID bien ejecutados. Por lo que debemos establecer los objetivos y a partir de estos, evaluar los elementos que nos ayudarán a conseguirlos, los canales idóneos y el proceso que resulte en una experiencia diferente y memorable.

 

Audiencias: Hablando de los medios de comunicación, se encontraron las bondades de la ciber-comunicación. Muchos reporteros agradecen las conexiones digitales porque optimizan sus tiempos de traslado. Si esta es nuestra opción, debemos recordar siempre hacerles llegar materiales útiles para su conexión. Por otro lado, los influencers comunican de manera más efectiva en eventos presenciales, así que considerar la realización de un evento con público en vivo es una opción primordial.

 

Presupuestos: La realidad económica global nos obliga a replantear nuestras inversiones en cuanto a reuniones se refiere y considerar cuál es la mejor opción, de acuerdo con su costo-beneficio. Si bien un evento híbrido permite optimizar recursos en producción, no hay que descartar enviar algún material físico a las audiencias para maximizar la experiencia. Otro punto relevante que considerar sobre los incrementales de nuestros eventos es que ahora debemos contar con un espacio más amplio de lo normal por lo que las terrazas se están cotizando a precios superiores a lo acostumbrado, a lo que debemos sumar que los protocolos sanitarios también le añaden un extra a la factura total.

 

Ante estas consideraciones, la principal recomendación es acercarse con verdaderos expertos que entiendan nuestras necesidades y nos propongan el tipo de evento que necesitamos, acorde con nuestros objetivos de comunicación y las audiencias que deseamos alcanzar; idealmente una agencia que nos oriente sobre cuál es la relación óptima entre lo presencial y lo virtual para lograr nuestros objetivos de comunicación y con ello el mayor impacto y optimización de nuestra inversión.

 

Actualmente, nos encontramos con que casi todo evento imaginable es posible gracias a la tecnología. En este contexto, el camino para lograr que nuestros eventos sean exitosos es hacerse las preguntas correctas en el camino y acercarse a expertos que traduzcan nuestras ideas en experiencias memorables y casos de éxito.